Anleitung zum politischen Arbeiten mit CiviCRM

Dies ist eine möglichst knappe und um Verständlichkeit bemühte Anleitung, wie man als Benutzer*in mit Hilfe der Kontaktverwaltung und der Fallmanagement-Funktion von CiviCRM gemeinsam mit anderen Themen in z.B. kommunalpolitischen Handlungsfeldern bearbeitet.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist CiviCRM und wofür nutzen wir es hier?

CiviCRM1 ist eine Open-Source-Software zur Verwaltung von Kontakten und Aktivitäten, die für Non-Profit-Organisationen entwickelt wird. Sie lässt sich als Arbeitsmittel für politische Arbeit verwenden:

  1. Akteure als Kontakte erfassen und Beziehungen zwischen diesen Akteuren dokumentieren
  2. Politische Themen als „Fälle“ erfassen, ihre Entwicklung entlang des Politikzyklus verfolgen und in jeder Phase an ihnen politisch mitarbeiten
  3. Zusammenarbeit im Team: gemeinsam Akteure und verfügbare werdende Informationen verwalten und Aktivitäten steuern

2. Erste Schritte als Benutzer*in

2.1 Einloggen und Deine Rolle verstehen

Nach dem Einloggen siehst du verschiedene Menüs und Funktionen. Du kannst

  • Kontakte ansehen und anlegen
  • Themen/Fälle ansehen und bearbeiten
  • Aktivitäten und Notizen anlegen

2.2 Kontakte erfassen

Alle Personen und Organisationen, die im Zusammenhang mit politischen Themen als Akteure relevant sind, werden als Kontakte erfasst.

Typische Beispiele:

  • Rats- und Gremienmitglieder
  • Behörden und Ausschussmitglieder
  • lokale Vereine, Verbände, Parteien, Unternehmen u.a.
  • Bürger*innen und Expert*innen
  • Journalist*innen

Kontakte können mit Schlagworten versehen werden. Zudem können nicht nur ihre Beziehungen untereinander beschrieben werden („ist Mitglied des Gremiums“, „ist engagiert bei“, „ist Vorstand von“ usw.), sondern vor allem ihre Beziehungen und Rollen zu bestimmten Themen (z. B. „ist Akteur“, „ist Betroffene/r“, „ist Entscheidungsträger“).

Damit lässt sich später filtern, wer zu welchem Thema in welcher Funktion relevant ist und wen man beispielsweise im Zuge eigener politischer Mitwirkung ansprechen sollte.

3. Themen erfassen

3.1 Themen als „Fälle“

In CiviCRM wird jedes Thema als „Fall“ (Case) angelegt. Hier wird alles zum Thema gesammelt:

  • Worum es geht?
  • beteiligte Akteure (Personen und/oder Organisationen)
  • Informationen zum Thema
  • in welcher Phase des politischen Prozesses sich das Thema befindet
  • sämtliche Aktivitäten (Ereignisse, Sitzungen, Entscheidungen, uvm.)
  • Verweise auf Dokumente

So entsteht ein vollständiges Arbeitsprotokoll zu jedem Thema, das die gemeinsame Arbeit am Thema strukturiert und dauerhaft als Archiv auch für die Arbeit zu anderen Themen zur Verfügung steht.

3.2 Klassifikation jedes Thema nach Handlungsfeld und Politikphase

Jedes Thema kann klassifiziert werden nach kommunalen Handlungsfeldern und nach Politikphase.

3.2.1 Kommunales Handlungsfeld

Hier wird festgehalten, welchem kommunalen Handlungsfeld eine Thema zuzurechnen ist. Es stehen zur Auswahl:

  • Soziale Leistungen
  • Bildung, Sport und Kultur
  • Gesundheit und Veterinärwesen
  • Bauwesen, Umwelt und Natur
  • Ordnung und Sicherheit
  • Verkehr
  • Wirtschaft und Sparkassen
  • Integration von Migranten
  • Personal und Organisation der kommunalen Verwaltung
  • kommunale Finanzen

3.2.2 Politikzyklus-Phase

Zu jedem Thema gehört ein Status, der anzeigt, in welcher Phase des politischen Prozesses es sich befindet:

  1. Problemformulierung
  2. Lösungsentwurf
  3. Entscheidung
  4. Umsetzung
  5. Evaluation

Den aktuellen Status eines Themas legt typischerweise das Team im Gespräch fest.

4. Aktivitäten – das Herz der politischen Arbeit

4.1 Aktivitäten erfassen

Alles, was zum Thema geschieht, wir als Aktivität angelegt. Das können Aktivitäten der beobachteten Arena sein (Vorlagen, Sitzungen, Entscheidungen, Protokolle, Presseberichte usw.), interne Aktivitäten (z.B. Arbeitspapiere, Beschlussvorlagen, Diskussionsrunden, usw.), als auch öffentliche Aktivitäten zum Thema (Veranstaltungen, Kundgebungen, Pressemitteilungen uvm.). Erfasst werden Aktivitäten nicht nur retroperspektiv (was ist passiert?), sondern auch im Sinne der Aktivitätenplanung (Was wird wann geschen? Wann wollen wir wie tätig werden?)

Aktivitäten haben:

  • einen Aktivitäts-Typ (siehe oben)
  • ein Datum
  • Verantwortliche
  • Zuordnung zum Thema
  • ggf. Dateien und Notizen

Damit entsteht eine chronologisch und inhaltlich nachvollziehbare Timeline aller Ereignisse, Aktivitäten und Materialien zum Thema.

4.2 Beteiligung und Art der Beteiligung dokumentieren

An Themen sind oft mehrere Personen beteiligt:

  • als „Fall-Klient:innen“: Wer ist von dem Thema überhaupt betroffen bzw. wer hat das Thema bspw. auf die Tagesordnung gesetzt?
  • Als besondere Beziehung zum Fall: Wer ist überhaupt relevant, wer besitzt Entscheidungsmacht usw.

Du diesem Zweck kannst Du Kontakte mit Themen verknüpfen. Füge dazu Kontakte als Rollen bzw. Beziehungen zu Themen hinzu:

  • „hat Entscheidungsmacht“
  • „hat legitimierten Anspruch“
  • „übt Dringlichkeit aus“

So wird sichtbar, wer warum wichtig ist – und nicht nur, wer beteiligt ist.

5. Weiterführende Informationen und Ausblick

CiviCRM wird in gemeinnützigen Organisationen meist als Werkzeug für operative Aufgaben wie die Abwicklung eines E-Mail-Massenversands, die Erstellung von Serienbriefen oder die Termin- und Aktivitätenplanung genutzt. Die Möglichkeit, in CiviCRM Kontakte sowie Beziehungen zwischen diesen Kontakten zu verwalten, dient vielen Anwender*innen meist als leistungsstarkes Adressbuch und zur Gruppierung von Adressatenkreisen.

Hinzu kommen Funktionen für Sekundärprozesse einer Organisation, wie etwa die Einwerbung, Bescheinigung und Verwaltung finanzieller Zuwendungen (CiviContribute), die Verwaltung von Mitgliedern (CiviMember) oder auch die Organisation von Veranstaltungen (CiviEvent) vom Einladungs- und Anmeldeverfahren bis hin zur Verwaltung von Teilnehmenden, der Abrechnung von Teilnahmegebühren oder die Bescheinigung von Teilnahmen.

Weiterführende Erläuterungen siehe